La optimización de los recursos de una empresa es el primer paso para lograr una eficiencia total. Los software de gestión documental son una herramienta muy decisiva en el proceso de custodia de archivos. Por ello, hoy en TDA queremos mostrarte los enormes beneficios que supone la utilización de este mecanismo.
Contar con alguno de estos software, tales como ArchivaTech, se antoja como fundamental en los procesos de adaptación tecnológica y marcará la diferencia en la comodidad que su utilización supondrá para los empleados. Sin más dilación, pasamos a detallar algunos de los beneficios más importantes de esta herramienta.
1. Incremento de la productividad
El enorme ahorro de tiempo y espacio que supone el empleo de este tipo de software conducirá irremediablemente a un incremento de la productividad. Esta herramienta agilizará todos los procesos de búsqueda y consulta de todos los documentos, además de la facilidad que proporciona para la introducción de los mismos en el sistema.
De esta manera, también reduciremos costes, eliminando las cantidades destinadas a papel y almacenamiento y el tiempo utilizado por los trabajadores en llevar a cabo estas tareas, lo cual beneficiará a la eficiencia en otras áreas.
2. Favorece la movilidad
Hoy en día, la globalización ha provocado que todas las empresas manejen un alto volumen de servicios internacionales, lo que les obliga a realizar un importante número de viajes. Con la utilización de un software de gestión documental como sustento de la custodia de archivos, es posible tener siempre al alcance de la mano toda esta documentación en cualquier territorio o geografía.
Gracias a esta herramienta, evitaremos trasladar los archivos, lo que también supondrá un ahorro de costes. Con la instalación del acceso remoto, la conexión a internet será el único elemento necesario para gestionar o consultar algún archivo, más allá de los márgenes físicos de la empresa.
3. Legalidad y preservación
Este tipo de software cumple a rajatabla la Ley Orgánica de Protección de Datos, por lo que simplemente mostrando su licencia, evitarás las engorrosas inspecciones que pondrán a prueba la ejecución de las normas concernientes a esta legislación.
Por otro lado, este sistema permitirá la cómoda preservación de los mismos durante sus años de vida útil, independientemente de los cambios tecnológicos acaecidas durante esta época, pues permiten la completa seguridad del contenido, el cual prevalece por encima de los formatos.
4. Prevención de riesgos laborales
No podemos olvidar que la digitalización de archivos evita el empleo de una importante cantidad de material físico, cuya gestión supone el cumplimiento de normativas de seguridad en cuanto a su tratamiento por la peligrosidad que este proceso puede contener.
Por tanto, podemos decir que la utilización de estas herramientas ahorra la mayoría de estas necesidades, lo cual redundará muy positivamente en la satisfacción de todos los empleados de la empresa.
En TDA, como expertos en la custodia de archivos y gestión documental, contamos con ArchivaTech, uno de los mejores software del mercado en esta materia, así que si estás decidido a beneficiarte de todas estas ventajas, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.