Una vez que los documentos de una empresa han dejado de tener utilidad la mejor opción es la destrucción de archivos. En TDA, te explicamos algunos de los modos posibles de llevar a cabo este proceso con las máximas garantías legales.
Como ya explicamos en este post, existe una Ley Orgánica de Protección de Datos, la cual regula que la destrucción de archivos se realice conforme a la ley, obligando a la desaparición de aquellos que contienen información confidencial. Para ello, es imprescindible seguir esta normativa específica, porque de ninguna manera podrás hacerlo a tu libre albedrío, por ejemplo rompiendo los archivos con las manos y tirándolos a la basura.
Para evitar el incumplimiento de la ley, te ofrecemos varios procedimientos que garantizarán la seguridad de todo el proceso.
1. Empresa experta en documentación
La opción más segura, también en cuanto a legalidad, es apostar por la contratación de una empresa especializada en la destrucción de documentos. No obstante, el procedimiento debe seguir el orden establecido en la norma UNE-EN 15713:2010.
La compañía debe ofrecer al cliente un contenedor donde se debe colocar toda la documentación a destruir. A partir de ahí, los archivos son trasladados al lugar preparado elegido para su desaparición, garantizando la confidencialidad y seguridad de todo el proceso gracias al certificado de destrucción, que toda empresa especializada en este servicio debe poseer.
Más allá de ser el procedimiento que más certidumbre promete, es el más cómodo, debido a que este tipo de compañías ponen a disposición del cliente un asesoramiento completo, resolviendo todas las dudas surgidas sobre la conveniencia de los documentos a destruir.
2. Trituradora de papel
Se trata de la posibilidad más frecuente si queremos realizar el proceso de manera completamente independiente. A la hora de adquirir una máquina trituradora de papel, debemos tener en cuenta que no todas son válidas para nuestra empresa, ya que la Ley Orgánica de Protección de Datos establece distinciones según la seguridad que requieran los archivos.
Si la destrucción de archivos necesita un alto grado de seguridad, la máquina debe garantizar por completo la imposibilidad de reconstruir los documentos, mientras que solo bastará su partición en finas tiras si la documentación exige menos seguridad en función de su contenido.
3. Quema de documentos
Algunas empresas optan por propiciar la desaparición de los documentos, una vez finalizado el periodo de custodia de archivos, a través de su quema, pues convirtiéndolos en cenizas es posible cumplir las garantías de la Ley Orgánica.
Sin embargo, no es el proceso más recomendable porque no certifica por completo la destrucción total, pero sobre todo por los riesgos y las molestias derivadas de un procedimiento, que requiere de un espacio especialmente dedicado para ello, algo que según las características de cada empresa no siempre es posible disponer.
Si aún te quedan dudas sobre cómo cumplir la ley en la destrucción de archivos, en TDA cumplimos con todas las normas requeridas para este proceso y ofrecemos un asesoramiento completo sobre todo el procedimiento para que cuentes con las máximas garantías de seguridad y legalidad.