Trabajar con documentación siempre es una labor complicada, ya que supone la obligación de proteger información personal, más aún para los despachos de abogados. Por ello, en TDA, como expertos en la custodia de archivos, queremos ofreceros algunas normas importantes en este ámbito para el sector jurídico.
Como norma principal, hay que destacar la inexistencia de una legislación específica que regule el tratamiento de estos archivos cbuando el trabajo con los clientes ha finalizado. No obstante, es importante comprender alguna serie de normas y consejos que distinguirá al buen profesional y que esgrimimos a continuación.
1. ¿Cuándo finaliza el periodo de custodia?
Para arrojar un poco de luz sobre este proceso debemos acudir al Código Deontológico de la abogacía, el cual determina básicamente que la obligación de custodiar los archivos y expedientes finaliza cuando concluya la actividad profesional. Tras este periodo, el abogado tendría la obligación de entregar todos los archivos originales conservados.
Sin embargo, si el cliente no reclama los documentos originales, el Consejo 
General de la Abogacía recomienda su custodia indefinida, por lo que lo más preferible para evitar la acumulación innecesaria es la entrega inmediata una vez el trabajo esté finalizado.
En cuanto a los expedientes, su conservación es recomendable durante el plazo en el que continúe vigente la posibilidad de interponer acciones por parte de los clientes que reclamen una mala praxis del profesional.
2. Disposición de los usuarios
En ningún caso, los profesionales de la abogacía podrán mantener la custodia de archivos en contra de los intereses del cliente. La documentación siempre estará a disposición del usuario, independientemente de la existencia de cobros pendientes que justifiquen la conservación.
En cambio, sí que podrá mantener en su poder copias de los archivos, lo cual puede tener los mismos efectos en el caso de la necesidad de acreditar una relación profesional.
3. Ley sobre el blanqueo de capitales
Aunque ya hemos hablado de las recomendaciones del Consejo General de Abogacía sobre la conservación de expedientes, hay que acudir a la ley 10/2010 sobre la prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo, que establece al abogado como sujeto plenamente implicado en esta materia.
Esta normativa obliga a todo profesional de la abogacía a conservar una copia del expediente durante un periodo mínimo de diez años, a contar desde la fecha en la que finalizó la actividad profesional con cualquier cliente. Más allá de ese periodo finaliza la obligación, aunque es recomendable la extensión del plazo hasta los quince años, fecha tras la cual prescribirán todas las acciones.
4. Sobrevivir a la confusión
Ante la falta de legislaciones específicas en el contexto de la gestión de archivos en este sector, el abogado se verá obligado a sobrevivir en un mar de confusión creado por recomendaciones, códigos y leyes pertenecientes a otros ámbitos, por lo que el mejor antídoto para superar estas dificultades es el uso del sentido común con el objetivo de ofrecer el mejor servicio y conseguir la plena satisfacción de los usuarios.
La alta cualificación de TDA en la custodia de archivos supone la mejor solución para optimizar el rendimiento de despachos de abogados y otros profesionales del sector jurídico, así que si deseas mejorar la gestión documental de tu empresa, no dudes en acudir a nosotros.