La organización de documents es uno de los procesos más dificultosos que una empresa o institución pública debe controla. En TDA somos expertos en gestión de archivos, así que te facilitamos la tarea para evitar los quebraderos de cabeza en este ámbito.
Resulta fundamental mantener siempre el control de la fase en la que se encuentran los distintos documentos para saber el lugar que deben ocupar en cada instante de su vida útil. Por ello, te contamos cuáles son las diferentes etapas de este procedimiento crucial para la eficiencia de un negocio.
Fase activa
Se denomina así por ser la etapa donde los documentos son más usados en la actividad cotidiana del trabajo para la tramitación y resolución de los asuntos diarios. Son conocidos también como archivos de oficina, por ser el lugar indicado para su almacenamiento facilitando la tarea de los profesionales.
Salvo en algunos casos aislados, este tipo de archivos deben ocupar su lugar en la oficina cinco años como máximo y deben ser fácilmente accesibles a los empleados, por lo que su colocación en cajones y estanterías anexos a las mesas de trabajo es el procedimiento ideal para agilizar todos los procesos.
Fase semiactiva
Esta etapa corresponde a aquellos documentos que, aunque conservan plena vigencia jurídica y administrativa, la frecuencia de consulta ha descendido considerablemente y todavía mantienen cierta importancia en el proceso del tratamiento de archivos debido a que son susceptibles de regresar a su periodo activo por cualquier circunstancia.
Existe división de opiniones respecto a su lugar de almacenamiento. Si bien algunos optan por mantener todos estos documentos en la oficina, más alejado del contacto diario con los trabajadores, otros optan por transferirlo directamente al archivo central, aunque esto dependerá de la evaluación que efectúe el mismo al respecto, siempre manteniendo el orden necesario y facilitando la tarea de los profesionales que tramitan los documentos o requieren de su consulta.
Fase inactiva
La custodia de archivos y su tratamiento no es una ciencia exacta. Exige una constante evaluación por parte del personal experto en documentación en colaboración con el resto de empleados para discernir la fase del proceso que atraviesa cada archivo.
Una vez que pierden su vigencia administrativa y jurídica los documentos pasan a formar parte de la etapa inactiva e ineludiblemente son transferidos al archivo central y no son destruidos al conservar todavía un valor patrimonial o histórico que justifica su custodia. Pese a ello, también existen casos en los que el documento continúa teniendo importancia administrativa y jurídica, pero su consulta es escasamente probable.
Durante esta etapa se llevan a cabo diversas trabajos como la identificación, clasificación, ordenación, descripción, instalación y la valoración de series documentales, una operación fundamental para dictaminar con precisión cómo categorizar el documento, facilitando su localización en un requerimiento posterior.
La custodia y la gestión de archivos no tienen secretos para TDA, así que no dudes en consultarnos si deseas contar en tu empresa con un servicio de documentación con las totales garantías, simplificando al máximo el trabajo de tus empleados.