La digitalización de archivos es un proceso destinado a modernizar la gestión de las empresas que puede ser de gran valor en instituciones públicas. En TDA, como expertos en la custodia de archivos y su digitalización, te contamos qué ventajas supone su transformación para estos organismos.
La misión fundamental de una institución pública es ofrecer un servicio eficiente a la ciudadanía. La digitalización de archivos puede llevar a cabo un papel importante en ello, pues dependiendo del tipo de institución puede conllevar una serie de ventajas que aporten un valor añadido en su relación con la sociedad.
¿Qué tipo de ventajas puede conllevar este proceso?
1. Ahorro de espacio y tiempo
Tanto la economía de espacio como la del tiempo son unas de las ventajas más evidentes que conlleva este proceso, pues uno de los grandes problemas de las instituciones públicas es el altísimo volumen de documentación que poseen, por lo que su digitalización aportaría una doble solución.
En primer lugar, la del ahorro de espacio, ya que en áreas como la sanitaria y judicial, por citar algunas, la acumulación de archivos está alcanzado límites muy perjudiciales para la gestión del trabajo, mientras que al mismo tiempo se facilita la consulta mediante métodos contenidos en la ciencia archivística, generando un excedente de tiempo del que se beneficiarían los usuarios.
2. Favorece la investigación y el estudio
Uno de los sectores que más han avanzado en cuanto a la digitalización de documentos y la custodia de archivos, es el cultural. Instituciones como bibliotecas y museos facilitan en gran medida la experiencia del usuario gracias a la catalogación casi completa, y en muchos casos gratuita, de la totalidad de su patrimonio.
Aunque este mecanismo se aplica en menor medida en museos, el proceso en las bibliotecas continúa dando pasos agigantados, añadiendo un mayor volumen de información para precisar la búsqueda. Asimismo, también hay que resaltar el incremento de documentos de libre acceso digital, procedentes de revistas académicas, así como otro tipo de investigaciones, potenciando la total independencia del usuario respecto al espacio físico.
3. Facilita la transparencia pública
Durante el último lustro, España ha avanzado mucho en cuanto a la transparencia pública, pues se han promulgado leyes a nivel estatal y regional que acercan, en gran medida, la información al ciudadano. Sin embargo, queda mucho camino por recorrer para igualar a otros países y la digitalización de los documentos debe ser una cuestión fundamental para entender este proceso.
Aunque ya existen portales públicos donde el ciudadano puede acceder a ciertos documentos, sigue existiendo la necesidad de aumentar la apuesta por la digitalización y el libre acceso a todo tipo de información a través de internet, que quedaría convertida en una herramienta básica para la conexión entre el ciudadano y el poder político, ya sea local, regional o nacional.
Estos son algunos de los beneficios que la digitalización de documentos puede conllevar para el ciudadano. En TDA, somos expertos en esta tarea y en la consiguiente custodia de archivos, así que sigue nuestros consejos si deseas satisfacer al máximo la experiencia del usuario.