Cada vez más instituciones públicas apuestan por la custodia de documentos por parte de empresas externas. En TDA, expertos en el tratamiento de archivos en Andalucía, te contamos qué condiciones deben reunir estas empresas.
El ámbito dedicado a la gestión y tratamiento de archivos ha experimentado un crecimiento notable en los últimos años. Las instituciones públicas como Ayuntamientos, Diputaciones provinciales y Comunidades Autónomas confían, cada vez más, en los servicios que empresas privadas dedicadas a la gestión y custodia de archivos pueden ofrecerles.
Esta expansión se debe a varios motivos. El primero de ellos está relacionado con los problemas ocasionados por la falta de espacio. Existe la necesidad de almacenar un gran- y creciente- volumen de documentos y archivos, a lo que se suma la carencia de un archivo central que funcione adecuadamente. Así, en muchos casos, las empresas dedicadas al tratamiento de archivos se posicionan como la opción más eficiente.
Los documentos públicos
Son considerados documentos públicos aquellos archivos que sean válidamente emitidos por los órganos dependientes de las Administraciones Públicas del país. De este modo, cada Administración Pública establecerá qué órganos pueden atribuirse las competencias destinadas a la expedición de copias auténticas de dichos documentos públicos.
Para considerar un archivo como oficial, éste debe reunir características similares a las del resto de documentos. Sin embargo, hemos de tener en cuenta algunos elementos más:
- En los documentos públicos debe establecerse una relación entre las personas físicas o jurídicas con la Administración Públicacompetente, o bien, esta relación se dará entre diferentes organismos públicos.
- La mayoría de las citadas relaciones se realizarán gracias a unos impresos preestablecidos.
- La fecha de expedición del documento es esencial, por lo que ha de quedar constancia de la misma.
El soporte de los documentos públicos
La definición de documento incluye aquellos medios que contienen algún tipo de información. Los archivos más usados hasta el momento son los documentos de papel pero, además, hemos de considerar los archivos audiovisuales, archivos sonoros, fotográficos, archivos fílmicos, informáticos, archivos orales…
La conservación de archivos es una de las tareas esenciales que lleva a cabo TDA en Andalucía y define aquellas medidas destinadas a la protección de documentos. El objetivo de las mismas será prolongar la utilización de estos archivos en condiciones óptimas durante el mayor periodo de tiempo posible.
La importancia que tiene la conservación de los documentos de las instituciones públicas es tal que estos son considerados Patrimonio Documental y, en muchos casos, Patrimonio histórico. Así, son los poderes públicos los encargados de velar por la protección de estos archivos y tomar las medidas pertinentes para ello.
Condiciones necesarias para la custodia de archivos públicos
- El lugar en el que se almacenarán los documentos estará ubicado allí donde no existan peligros relacionados con elementos como el fuego, el agua, almacenamientos inadecuados donde puedan producirse robos o lugares susceptibles de vandalismo.
- Es necesario un lugar caracterizado por el mínimo coste energético y que cuente con espacio para ampliaciones si así es requerido.
- Otra de las condiciones es que exista una estrategia de protección contra incendios e inundaciones.
- El lugar donde se almacenarán los documentos públicos ha de contar con un entorno apropiado para cada tipo de documentos.
TDA posee la clasificación administrativa L 01 D para trabajos de archivo. La letra D indica que TDA está capacitada para contratar con la administración pública concursos con la anualidad media superior a 600.000 €. Es la capacitación de más importe que existe.
Esta clasificación administrativa es fundamental poseerla para poder participar en los concursos públicos. Para conseguirla, TDA ha tenido que demostrar experiencia en contratos similares en los últimos años, además de pasar una auditoría exhaustiva de solvencia económica y financiera (todos los años) y de solvencia técnica, con revisión de las instalaciones, estanterías, contraincendios, software, formación, vehículos, procedimientos, certificaciones, etc. (cada cinco años).
TDA ha ganado más de 15 concursos públicos en los últimos años, entre los que destacan los de Hospitales Públicos, por su volumen y la protección que tiene un historial médico.
Todo esto es una gran carta de presentación a la hora de que las empresas privadas confíen en TDA.
En TDA somos expertos en el tratamiento y la gestión de documentos públicos y privados. Con una dilatada experiencia en Andalucía, queremos contribuir con nuestro trabajo a la custodia y protección de los archivos más importantes de tu compañía.
¡Consúltanos!