La digitalización de documentos es una de las disciplinas que más fuerza está tomando en la actualidad pero, ¿qué es digitalizar un documento? En TDA, expertos en la custodia, tratamiento y digitalización de documentos en Andalucía os damos algunas claves.
Con el avance imparable de la sociedad de la información y la tecnología, cada vez son más las empresas que se suman a la digitalización de sus archivos y documentos, como consecuencia del concepto-cada vez más extendido-de “la oficina sin papel”. Hoy en TDA te contamos en qué consiste la digitalización de archivos, uno de nuestros ámbitos de trabajo principales.
Como definición general, digitalizar un documento consiste en convertir el contenido de un documento en papel en una imagen digital, a través de técnicas fotoeléctricas. Se trata de conseguir la representación digital de los mapas de bits de un documento físico. Esta metodología de digitalización de documentos nace y se desarrolla en la actualidad como un proceso para facilitar la integración de los sistemas de información, así como para lograr la automatización de los procesos de captura.
La digitalización de archivos se configura como un proceso por el cual se pueden almacenar y consultar amplios volúmenes de documentos de la forma más rápida, eficiente y rentable para empresas y usuarios.
Aunque son los archivos y documentos escritos en papel los principales destinatarios de dicho proceso de digitalización, existen otras fuentes de datos que pueden pasar por esta técnica: archivos de música, fotografías, archivos de música, mapas, vídeos. señales de televisión o radio y un largo etcétera.
Una de sus principales ventajas es que permite el almacenamiento de archivos en los discos internos del ordenador en sistemas de almacenamiento masivos, de modo que permite contar con discos CD-R, DVD o memorias USB. Esta característica conlleva la garantía de un mantenimiento de los documentos y archivos digitalizados en condiciones óptimas.
Además, la digitalización de archivos no sólo se lleva a cabo por parte de empresas, sino que dicho proceso se puede usar para facilitar el acceso a los documentos en todo tipo de instituciones, entre las que se encuentran: colegios, institutos y universidades, bibliotecas y hemerotecas, dependencias públicas y gubernamentaes, sucursales bancarias, compañías de seguros, instituciones sanitarias o farmacias…
¿Qué documentos se pueden digitalizar?
No importa el tipo de documento pues, normalmente, es posible digitalizar todo tipo de documentos en papel, por ejemplo:
- Planos, mapas. La digitalización de este tipo de archivos se realiza con el objetivo de manipularlos de forma eficiente.
- Facturas de proveedores y similares. Este tipo de documetos se digitalizan para lograr extraer la información importante y agilizar el proceso de pago, así como el tratamieto de la factura.información y agilizar el tratamiento de la factura.
- Albaranes y pedidos. La digitalización de este tipo de archivos cuenta con la ventaja de lograr que los pedidos de clientes se introduzcan rápidamente en el sistema de gestión, mejorando la experiencia del cliente y de la empresa.
- Contratos, seguros y similares. Gracias a este proceso, podrán ser catalogados automáticamente.
En TDA somos expertos en la digitalización de archivos y su custodia y tratamiento. Queremos facilitar el desarrollo de tu empresa o institución, agilizando los procesos que tengan que ver con la consulta de documentos.