Departamentos: Atención al cliente
Así ayudamos al departamento de Atención al Cliente a gestionar su archivo
El departamento de Atención al Cliente necesita acceder con rapidez a contratos, solicitudes, expedientes, reclamaciones y otra documentación para responder a consultas, resolver incidencias y ofrecer un servicio ágil.
Ayudamos a organizar, digitalizar, custodiar y gestionar esa documentación para que la información esté disponible cuando el equipo la necesita, reduciendo los tiempos de respuesta y mejorando la atención al cliente.
Cada vez que un cliente espera una respuesta porque falta información, la experiencia también se ve afectada
El departamento de Atención al Cliente necesita acceder rápidamente a contratos, expedientes, solicitudes, reclamaciones y otra documentación para responder con agilidad. Sin embargo, gran parte de esa información sigue almacenada en archivos físicos que requieren una búsqueda manual cada vez que un cliente la solicita.
Expedientes almacenados en archivos físicos con miles de documentos.
Tiempo dedicado a localizar y retirar documentación antes de poder responder.
Archivos con criterios de organización que dificultan encontrar un expediente rápidamente.
Clientes esperando mientras se busca la información necesaria.
Equipos que interrumpen su trabajo constantemente para localizar documentación.
Lo que realmente necesitan es que la documentación esté disponible mientras atienden al cliente
Localizar el expediente de cada cliente en segundos mediante una búsqueda
Acceder a la documentación sin depender del archivo físico
Consultar la información necesaria sin interrumpir la atención
Reducir los tiempos de respuesta y mejorar la experiencia del cliente
Mantener la documentación organizada, accesible y preparada para una consulta rápida
Integramos la documentación en la forma de trabajar del departamento de Atención al Cliente
Recogemos, organizamos e inventariamos los expedientes físicos
Digitalizamos la documentación con criterios de calidad y seguridad
Indexamos cada expediente utilizando los campos definidos por la empresa, como número de expediente, nombre del cliente, póliza, seguro o cualquier otro criterio de búsqueda
Integramos la documentación digitalizada en el sistema o plataforma que utiliza el equipo
Custodiamos la documentación física en instalaciones seguras o eliminamos aquella que ya cumplió su período de conservación mediante destrucción confidencial
La documentación deja de ralentizar la atención al cliente
El equipo continúa atendiendo con normalidad mientras gestionamos la documentación. Los expedientes permanecen accesibles desde el sistema de trabajo para que cada consulta pueda resolverse sin depender del archivo físico.
Los tiempos de respuesta se reducen, el seguimiento de cada caso resulta más ágil y el equipo puede dedicar más tiempo a atender al cliente y menos a buscar documentación.
Cada consulta merece una respuesta, no una búsqueda de documentos
