Departamentos: Administración
Así ayudamos a los departamentos de Administración a gestionar su archivo
El departamento de Administración trabaja cada día con contratos, facturas, expedientes, correspondencia, documentación de proveedores, clientes y otros documentos necesarios para coordinar la actividad administrativa de la empresa.
Ayudamos a organizar, digitalizar, custodiar y gestionar esa documentación para que el equipo pueda localizar la información que necesita en segundos, reducir el tiempo dedicado a las búsquedas y mantener la documentación organizada y accesible para el resto de la organización.
Cuando toda la empresa depende de la documentación que gestiona Administración, encontrarla rápidamente deja de ser opcional
El departamento de Administración gestiona diariamente facturas, contratos, expedientes, correspondencia, documentación de proveedores, clientes y otras áreas de la empresa. Gran parte de esa documentación debe conservarse, localizarse y estar disponible cada vez que otro departamento la necesita.
Archivos que crecen continuamente y ocupan cada vez más espacio.
Documentación organizada por urgencia, no por un criterio de clasificación.
Papeles repartidos entre archivadores, mesas, cajones y espacios de almacenamiento temporales.
Tiempo dedicado a localizar documentación para otros departamentos en lugar de realizar tareas administrativas.
Interrupciones constantes del trabajo para responder a solicitudes urgentes de documentación.
Lo que realmente necesitan es que la documentación esté disponible para toda la empresa sin interrumpir el trabajo del departamento
Localizar cualquier documento en segundos, independientemente de quién lo solicite
Consultar la información sin depender del archivo físico
Mantener la documentación organizada, accesible y preparada para responder a las necesidades del resto de la empresa
Saber qué documentación se conserva, dónde se encuentra y quién puede acceder a ella
Disponer de un archivo capaz de acompañar el crecimiento y la actividad diaria de la empresa
Preparamos la documentación para que el departamento de Administración pueda responder con rapidez a cualquier solicitud
Recogemos, organizamos e inventariamos la documentación física de la empresa
Digitalizamos los documentos con criterios de calidad y seguridad
Indexamos la información según los criterios definidos por la empresa para facilitar su localización
Integramos la documentación digitalizada en los sistemas que utiliza la empresa para que el departamento de Administración pueda acceder a ella de forma inmediata
Custodiamos la documentación física en instalaciones seguras o eliminamos aquella que ya cumplió su período de conservación mediante destrucción confidencial
El departamento de Administración puede responder con rapidez a las necesidades del resto de la empresa
El departamento de Administración continúa con su actividad mientras gestionamos la documentación. Facturas, contratos, expedientes y otra documentación permanecen organizados y accesibles para que el equipo pueda localizar cualquier documento sin depender del archivo físico.
Las solicitudes de otros departamentos se atienden con mayor agilidad, el archivo deja de generar interrupciones constantes y Administración recupera tiempo para centrarse en la coordinación y el soporte administrativo.
Cuando la documentación está organizada, toda la empresa trabaja con mayor agilidad
