Departamentos: Calidad
Así ayudamos al departamento de Calidad a gestionar su archivo
Los departamentos de Calidad trabajan con procedimientos, registros, evidencias, acciones correctivas, indicadores y documentación que debe mantenerse organizada, accesible y trazable para demostrar el cumplimiento de los procesos.
Ayudamos a organizar, digitalizar, custodiar y gestionar esa documentación para que el equipo pueda localizar rápidamente la información, preparar auditorías con mayor agilidad y mantener el control sobre toda la documentación del sistema de gestión.
Cuando llega una auditoría, la documentación debería demostrar el trabajo realizado, no convertirse en una preocupación
El departamento de Calidad gestiona procedimientos, registros, evidencias y documentación que debe mantenerse organizada y actualizada para demostrar el cumplimiento de los procesos en cualquier momento.
Registros repartidos entre distintos departamentos o soportes.
Procedimientos y formatos con versiones desactualizadas.
Evidencias difíciles de localizar cuando se necesitan.
Documentación física ocupando espacio y complicando la consulta.
Equipos dedicando tiempo a preparar documentación para auditorías en lugar de centrarse en mejorar los procesos.
Lo que realmente necesitan es demostrar el cumplimiento sin depender de búsquedas de última hora
Acceder rápidamente a procedimientos, registros y evidencias cuando se necesitan
Mantener la documentación organizada, actualizada y bajo control de versiones
Garantizar la trazabilidad de cada documento y de los registros asociados
Reducir el tiempo dedicado a preparar documentación para auditorías
Contar con un sistema documental que acompañe la mejora continua de la organización
Ayudamos a mantener el sistema documental organizado, accesible y preparado para cualquier revisión
Recogemos, inventariamos y organizamos la documentación física del sistema de gestión
Digitalizamos procedimientos, registros, evidencias y documentación de consulta frecuente
Indexamos la información por proceso, área, tipo de documento, fecha o cualquier criterio definido por la empresa
Facilitamos el acceso a la documentación para auditorías, revisiones y consultas internas
Custodiamos la documentación física en instalaciones seguras cuando la empresa necesita liberar espacio o conservar el archivo fuera de sus instalaciones
Eliminamos documentación que ya cumplió su período de conservación mediante destrucción confidencial
El departamento deja de dedicar tiempo a gestionar documentación y puede volver a centrarse en mejorar procesos.
El departamento de Calidad continúa con su trabajo mientras gestionamos la documentación. Procedimientos, registros y evidencias permanecen organizados, accesibles y preparados para responder a consultas, revisiones y auditorías.
La información deja de depender de búsquedas de última hora, el control documental se fortalece y el equipo puede dedicar más tiempo a la mejora continua de los procesos.
La calidad también se demuestra en la forma en que se gestiona la documentación
