Departamentos: Legal
Así ayudamos a los departamentos Legales a gestionar su archivo
El departamento Legal necesita acceder rápidamente a contratos, expedientes, documentación societaria, poderes, actas y otros documentos para asesorar a la empresa, gestionar riesgos y responder con agilidad a consultas, negociaciones y requerimientos legales.
Ayudamos a organizar, digitalizar, custodiar y gestionar esa documentación para que el equipo pueda localizar la información que necesita en segundos, sin depender del archivo físico y manteniendo la confidencialidad de cada documento.
La documentación legal debe poder consultarse años después con la misma rapidez que el día en que se generó
El departamento Legal necesita acceder continuamente a contratos, expedientes, poderes, actas y otra documentación para responder a consultas, gestionar riesgos, atender requerimientos y proteger los intereses de la empresa. Sin embargo, gran parte de esa información sigue almacenada en archivos físicos cuya consulta requiere búsquedas manuales.
Contratos, expedientes y documentación societaria archivados durante años.
Tiempo dedicado a localizar documentación antes de responder a una consulta o un requerimiento.
Dependencia del archivo físico para consultar documentación histórica.
Documentación confidencial repartida entre distintos archivos o ubicaciones.
Riesgo de retrasar gestiones legales mientras se localiza la información necesaria.
Lo que realmente necesitan es tener la certeza de que cualquier documento jurídico estará disponible cuando lo necesiten
Localizar contratos, poderes, actas y expedientes en segundos
Consultar documentación histórica sin depender del archivo físico
Mantener la documentación organizada, protegida y preparada para cualquier consulta o requerimiento
Garantizar la confidencialidad y el acceso únicamente al personal autorizado
Disponer de un archivo que acompañe las necesidades legales de la empresa a lo largo del tiempo
Convertimos el archivo en una herramienta de trabajo para el departamento Legal
Recogemos, organizamos e inventariamos la documentación jurídica de la empresa
Digitalizamos los documentos con criterios de calidad, seguridad y confidencialidad
Indexamos la información según los criterios definidos por la empresa, como tipo de documento, expediente, contrato, sociedad o cualquier otro dato necesario para facilitar su localización
Integramos la documentación digitalizada en los sistemas que utiliza la empresa para que el departamento Legal pueda acceder a ella de forma inmediata
Custodiamos la documentación física en instalaciones seguras o eliminamos aquella que ya cumplió su período legal de conservación mediante destrucción confidencial
El departamento Legal dispone de la documentación que necesita para actuar con rapidez y seguridad
El departamento Legal continúa con su actividad mientras gestionamos la documentación. Contratos, poderes, actas, expedientes y otra documentación jurídica permanecen organizados, protegidos y accesibles para que el equipo pueda consultarlos sin depender del archivo físico.
Las consultas, negociaciones y requerimientos se gestionan con mayor agilidad, la documentación confidencial permanece bajo control y el equipo puede dedicar más tiempo al asesoramiento jurídico y menos a buscar documentos.
La capacidad de actuar del departamento Legal también depende de poder acceder a su documentación
