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Artículos y noticias sobre gestión documental alrededor del mundo
La forma en que las empresas gestionan sus archivos está cambiando. Seleccionamos noticias, estudios y artículos sobre digitalización, gestión de archivos, seguridad documental y nuevas formas de trabajar.
Durante décadas, Ancestry ha digitalizado millones de documentos históricos para conservarlos y facilitar su consulta. Un reciente artículo explica cómo la incorporación de inteligencia artificial está permitiendo ahora interpretar esos documentos, extraer información y relacionarla con mucha mayor rapidez, haciendo que el archivo resulte todavía más útil para sus usuarios.
La noticia demuestra que el valor de un archivo digital no está únicamente en convertir un documento físico en una imagen o un PDF. El verdadero valor aparece cuando la información puede localizarse, interpretarse y utilizarse de forma sencilla. Sin organización, clasificación e indexación, incluso el archivo digital más grande termina siendo difícil de aprovechar.
Un archivo digital no aporta valor por el hecho de existir. Lo hace cuando permite encontrar la información correcta en el momento adecuado. Porque el verdadero objetivo de la digitalización no es únicamente conservar documentos, sino conseguir que la información siga siendo útil para la empresa durante todo su ciclo de vida.
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Machine Learning Accelerates Ancestry’s Record Digitization – Business Insider
Un artículo publicado por El País analiza los retos que aún enfrentan América Latina y el Caribe para acelerar su transformación digital. Aunque cada vez más empresas incorporan nuevas tecnologías, el informe recuerda que el verdadero cambio no depende únicamente de las herramientas, sino de la capacidad de adaptar los procesos y aprovechar mejor la información.
La digitalización no consiste simplemente en sustituir el papel por sistemas informáticos o incorporar nuevas aplicaciones. Para que la tecnología aporte valor, la información debe estar organizada, ser accesible y poder utilizarse de forma eficiente en el día a día. De lo contrario, los procesos siguen siendo lentos, la información continúa dispersa y las decisiones se toman con menos agilidad.
La transformación digital comienza mucho antes de implantar una nueva herramienta. Empieza cuando la empresa entiende el valor de su información y la convierte en un recurso preparado para apoyar el trabajo diario, mejorar la colaboración entre equipos y facilitar la toma de decisiones.
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Un artículo publicado por Canada’s National Observer analiza cómo miles de trabajadores volverán a la presencialidad tras la finalización de las políticas de trabajo remoto adoptadas en los últimos años. La noticia refleja una realidad que viven muchas organizaciones: las formas de trabajar evolucionan constantemente para responder a nuevas necesidades.
Cada cambio en la forma de trabajar pone a prueba la manera en que las empresas gestionan su información. Cuando los documentos dependen de una ubicación física, de una persona o de un único sistema de acceso, cualquier cambio en la organización puede generar retrasos, dificultades para colaborar o pérdida de eficiencia.
La gestión de la información debe ser lo suficientemente flexible para adaptarse a la evolución de la empresa. Porque los equipos, los espacios y los procesos cambian con el tiempo, pero la información debe seguir siendo accesible, organizada y útil para quienes la necesitan.
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Un artículo publicado por CAF analiza por qué muchas pequeñas y medianas empresas de América Latina todavía tienen dificultades para avanzar en su transformación digital. Aunque cada vez existen más herramientas tecnológicas disponibles, el informe destaca que el verdadero reto sigue siendo adaptar los procesos internos para aprovechar todo su potencial.
Incorporar nuevas aplicaciones o sistemas no garantiza una empresa más eficiente. La tecnología necesita procesos bien definidos y una información organizada para generar resultados. Cuando los documentos son difíciles de localizar, existen diferentes criterios para almacenarlos o gran parte de la información sigue dependiendo del papel, las herramientas digitales terminan reproduciendo los mismos problemas de siempre.
La transformación digital no consiste únicamente en incorporar tecnología, sino en conseguir que la información fluya de forma sencilla a través de toda la organización. Solo entonces los procesos se vuelven más ágiles, la colaboración mejora y la empresa puede aprovechar realmente las oportunidades que ofrece la digitalización.
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Digital Transformation of Latin American SMEs, a Pending Task – CAF.
La CEPAL destaca que la digitalización se ha convertido en un factor clave para impulsar la productividad, la competitividad y el desarrollo en América Latina y el Caribe. Sin embargo, el verdadero impacto de la transformación digital no depende únicamente de incorporar nuevas tecnologías, sino de la capacidad de convertir la información en un recurso útil para las personas y las organizaciones.
En el entorno empresarial ocurre lo mismo. Los documentos solo aportan valor cuando la información que contienen puede encontrarse, consultarse y utilizarse con facilidad. Si permanece dispersa, desorganizada o limitada al papel, gran parte de su potencial se pierde y los procesos se vuelven más lentos.
Digitalizar no consiste únicamente en cambiar el formato de los documentos. Consiste en hacer que la información esté preparada para apoyar el trabajo diario, facilitar la toma de decisiones y acompañar el crecimiento de la empresa.
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Un informe de la OCDE analiza cómo América Latina puede aprovechar la transformación digital para impulsar su productividad, competitividad e innovación. Entre sus principales conclusiones destaca que el desarrollo digital no depende únicamente de incorporar nuevas tecnologías, sino también de facilitar el intercambio de información, conectar procesos y mejorar la colaboración entre personas y organizaciones.
Esta realidad también se aplica a las empresas. Cuando la documentación está repartida entre archivadores, departamentos o distintos sistemas, la información deja de fluir y los procesos se vuelven más lentos. En cambio, cuando los documentos están organizados, digitalizados y accesibles, los equipos pueden trabajar de forma más coordinada, tomar decisiones con mayor rapidez y responder mejor a las necesidades del negocio.
En TDA ayudamos a las empresas a transformar sus archivos en información accesible y organizada para que pueda utilizarse, compartirse y aportar valor en cada proceso. Porque la transformación digital no depende únicamente de la tecnología, sino de la capacidad de aprovechar la información que ya tiene la empresa.
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Un informe del European Round Table for Industry analiza cómo será el entorno laboral de los próximos años y los cambios que las empresas deberán afrontar para seguir siendo competitivas. Entre sus principales conclusiones destaca que la tecnología solo puede mejorar la productividad cuando las personas tienen acceso rápido y sencillo a la información que necesitan para desempeñar su trabajo.
En muchas organizaciones, la información continúa siendo una barrera invisible. Documentos repartidos entre distintos departamentos, archivos físicos, diferentes criterios de organización o dificultades para localizar un expediente hacen que los equipos dediquen más tiempo a buscar información que a utilizarla.
La transformación digital no consiste únicamente en incorporar nuevas herramientas, sino en garantizar que la información pueda acompañar el trabajo diario de las personas. Cuando está organizada, accesible y disponible en el momento adecuado, los procesos se agilizan, la colaboración mejora y la tecnología puede aportar todo su potencial.
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Un informe de la OECD analiza cómo las pequeñas y medianas empresas están avanzando en su transformación digital y señala un reto común: incorporar nuevas tecnologías no siempre se traduce en una mayor productividad. Para que la digitalización tenga un impacto real, las empresas también deben adaptar sus procesos y la forma en que gestionan su información.
Esta realidad es especialmente visible en la gestión documental. Cuando una empresa digitaliza documentos sin un criterio de organización, clasificación o acceso, simplemente traslada el mismo desorden del archivo físico al entorno digital. Los documentos cambian de formato, pero la dificultad para encontrarlos y utilizarlos sigue siendo la misma.
La tecnología ofrece enormes oportunidades, pero solo cuando la información está preparada para aprovecharlas. Organizarla, facilitar su acceso y mantener criterios claros de gestión es lo que permite que los procesos sean más ágiles y que la digitalización genere un verdadero valor para la empresa.
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Un artículo publicado por Financial Times analiza cómo el exceso de información afecta cada vez más al funcionamiento de las empresas. Correos electrónicos, documentos, informes y archivos se generan a un ritmo que supera la capacidad de muchas organizaciones para organizarlos y utilizarlos de forma eficiente. El resultado es una pérdida constante de tiempo buscando información, duplicando documentos o trabajando con versiones incorrectas.
El verdadero problema no es la cantidad de información que tiene una empresa, sino la dificultad para gestionarla. Cuando los documentos carecen de una estructura clara, se almacenan siguiendo criterios diferentes o resulta complicado localizarlos, la información deja de ser un recurso que impulsa el trabajo y se convierte en una fuente de ineficiencia.
Gestionar la información no consiste en conservar más documentos, sino en conseguir que cada uno pueda encontrarse, consultarse y utilizarse cuando realmente hace falta. Solo entonces la información deja de acumularse y empieza a generar valor para la organización.
Leer el artículo original:
https://www.ft.com/content/6be30bae-1926-11de-9d34-0000779fd2ac