Sector: Instituciones públicas
Así ayudamos a instituciones públicas a gestionar su archivo
Las instituciones públicas generan y conservan grandes volúmenes de documentación que debe permanecer organizada, accesible y protegida durante años.
Ayudamos a organizar, digitalizar, custodiar y gestionar esa documentación para que la información esté disponible cuando la institución la necesita.
Décadas de historia institucional también implican décadas de documentación
Con el paso de los años, expedientes administrativos, libros de registro, tomos, planos, documentación histórica… se acumulan y requieren condiciones adecuadas para su organización, conservación y consulta.
Salas y naves completas destinadas al archivo
Estanterías saturadas con documentación de distintas décadas
Libros manuscritos y documentos que requieren un tratamiento especializado
Expedientes organizados con criterios que han cambiado con el tiempo
Documentación deteriorada por humedad, polvo, moho o el paso de los años
Equipos dedicando tiempo a localizar información que debería estar fácilmente disponible
Gestionar décadas de documentación requiere algo más que espacio para almacenarla
Preservar documentos históricos y administrativos sin comprometer su conservación
Digitalizar la información para modernizar la gestión documental de la institución
Facilitar el acceso a expedientes y registros tanto para el personal como para las solicitudes de los ciudadanos
Liberar espacio físico destinado al archivo para optimizar las instalaciones
Mantener un archivo organizado, trazable y preparado para cumplir con los requisitos de transparencia, consulta y conservación
Modernizamos el archivo respetando el valor histórico y administrativo de cada documento
Analizamos las necesidades documentales de la institución
Organizamos y clasificamos el archivo cuando es necesario
Inventariamos la documentación para mantener su control
Custodiamos la documentación en instalaciones seguras
Indexamos la información según los criterios definidos
Digitalizamos los documentos para facilitar su consulta
Facilitamos el acceso cuando la información se necesita
Destruimos documentos confidencialmente para su posterior reciclaje
El archivo deja de ser un límite para el avance de la institución
La institución continúa prestando servicio mientras trabajamos la documentación. Los expedientes permanecen accesibles y la información histórica se preserva sin dejar de estar disponible para el trabajo diario.
Las consultas administrativas y ciudadanas se agilizan, los documentos originales dejan de manipularse innecesariamente y el espacio destinado al archivo puede recuperarse para otras necesidades de la institución.
Modernizar una institución también empieza por la forma en que gestiona su documentación
