Sector: ONGs
Así ayudamos a ONGs e instituciones sin fines de lucro a gestionar su archivo
Las ONGs e instituciones sin fines de lucro gestionan expedientes, convenios, proyectos y otra documentación que debe mantenerse organizada y accesible.
Ayudamos a organizar, digitalizar, custodiar y gestionar esa documentación para que esté disponible cuando la organización la necesita.
El problema aparece cuando hay que encontrar información rápidamente
Especialmente en organizaciones que trabajan con múltiples proyectos, auditorías, beneficiarios y documentación financiada por terceros.
Documentación acumulada de proyectos cerrados hace años
Información repartida entre programas, sedes o responsables distintos
Cambios de personal o voluntariado que dificultan el seguimiento del archivo
Expedientes sensibles de beneficiarios guardados sin criterios homogéneos
Dificultad para justificar gastos, actividades o reportes tiempo después
Equipos administrativos reconstruyendo información para auditorías o requerimientos externos
Lo que necesitan es que el archivo acompañe el trabajo de la organización
Acceder rápidamente a documentación de proyectos, beneficiarios o auditorías
Tener trazabilidad clara sobre fondos, expedientes y reportes
Compartir información entre distintas sedes o equipos de trabajo
Cumplir requerimientos administrativos sin dedicar tiempo extra a buscar documentos
Liberar tiempo y espacio para enfocarse en el trabajo de la organización
Organizamos la documentación para facilitar el seguimiento de proyectos, beneficiarios y auditorías
Evaluamos las necesidades documentales de la organización
Organizamos y clasificamos el archivo cuando es necesario
Inventariamos la documentación para mantener su control
Custodiamos la documentación física de forma segura
Indexamos por proyecto, beneficiario o auditoría
Digitalizamos los documentos para facilitar su consulta
Facilitamos el acceso cuando la información se necesita
Destruimos documentos de forma confidencial, sostenible y certificada
El archivo deja de convertirse en una preocupación constante para el equipo
La organización continúa con su actividad normal mientras trabajamos la documentación y la información permanece disponible cuando se necesita.
Las auditorías se vuelven más ágiles, los documentos dejan de perderse entre proyectos o sedes y el equipo puede dedicar menos tiempo a buscar información y más tiempo al trabajo de la organización.
La documentación no debería restarle tiempo al impacto social de tu organización
