Sector: Firmas contables y consultoras
Así ayudamos a firmas contables y despachos de consultoría a gestionar su archivo
Las firmas contables y los despachos de consultoría gestionan documentación de múltiples clientes que debe mantenerse organizada, accesible y bajo control.
Ayudamos a organizar, digitalizar y custodiar esa documentación para que la información esté disponible cuando el equipo la necesita.
Los clientes esperan respuestas rápidas. La documentación debería estar preparada para darlas
La documentación de clientes crece constantemente y suele llegar desde múltiples canales: correos electrónicos, plataformas digitales, documentos físicos, facturas, contratos o expedientes administrativos.
Carpetas de clientes que aumentan mes tras mes
Documentación recibida por distintos medios sin un criterio único de organización
Información archivada por cliente, año o tipo de documento sin consistencia
Archivos duplicados entre correos, equipos, memorias USB e impresos
Facturas, recibos o contratos sin referencias claras
Equipos interrumpiendo su trabajo para localizar documentación necesaria para un cliente, una auditoría o un requerimiento
Lo que realmente necesitan es encontrar toda la información de cada cliente sin perder tiempo buscándola
Localizar cualquier documento por cliente, período o tipo de información
Tener trazabilidad clara para cierres, auditorías y requerimientos
Reducir pérdidas, duplicados y errores provocados por distintas versiones de un mismo documento
Centralizar la información sin depender de correos, carpetas o archivos personales
Dedicar más tiempo al servicio y menos a gestionar documentación
Organizamos la documentación siguiendo la forma en que el despacho trabaja con cada cliente
Evaluamos las necesidades documentales del despacho
Organizamos y clasificamos el archivo cuando es necesario
Inventariamos la documentación para mantener su control
Custodiamos la documentación física de forma segura
Indexamos la información según los criterios definidos
Digitalizamos los documentos para facilitar su consulta
Facilitamos el acceso cuando la información se necesita
Destruimos documentos confidencialmente para su posterior reciclaje
Gestionar más clientes deja de significar gestionar más caos documental
El despacho sigue operando con normalidad mientras trabajamos la documentación. La información permanece accesible y los criterios de organización se adaptan a la forma en que el equipo trabaja cada día.
Los documentos dejan de depender de la memoria de una persona, las respuestas a clientes y requerimientos se agilizan y la información se mantiene organizada a medida que crece la cartera de clientes.
Si la documentación está ocupando tiempo que debería dedicarse a los clientes, podemos ayudarte
