Departamentos: Finanzas
Así ayudamos a los departamentos de Finanzas a gestionar su archivo
El departamento de Finanzas trabaja cada día con facturas, comprobantes, contratos, órdenes de pago, expedientes de proveedores y otra documentación que debe permanecer organizada, accesible y disponible para respaldar cada operación financiera.
Ayudamos a organizar, digitalizar, custodiar y gestionar esa documentación para que el equipo pueda localizar la información que necesita en segundos, reducir el tiempo dedicado a las búsquedas y facilitar el acceso a la documentación financiera.
Cada operación financiera debe poder respaldarse con su documentación cuando se necesita
El departamento de Finanzas necesita consultar constantemente facturas, comprobantes, contratos, órdenes de pago y otra documentación para gestionar cierres contables, conciliaciones, auditorías y requerimientos fiscales. Sin embargo, gran parte de esa información sigue almacenada en archivos físicos cuya consulta requiere búsquedas manuales.
Facturas, comprobantes y expedientes archivados físicamente durante años.
Tiempo dedicado a localizar documentación antes de completar un cierre o responder a un requerimiento.
Dependencia del archivo físico para consultar ejercicios fiscales anteriores.
Interrupciones del trabajo para localizar facturas, comprobantes u otra documentación de respaldo.
Procesos financieros que se ralentizan mientras se localiza la información.
Lo que realmente necesitan es tener toda la documentación financiera bajo control
Localizar facturas, comprobantes, contratos y otra documentación de respaldo en segundos
Consultar la información sin depender del archivo físico
Acceder rápidamente a documentación de ejercicios anteriores cuando se necesita
Mantener la documentación financiera organizada, accesible y preparada para auditorías, cierres y requerimientos fiscales
Reducir el tiempo dedicado a buscar documentación para que el equipo pueda centrarse en el análisis y el control financiero
Preparamos la documentación para que el departamento de Finanzas pueda consultarla cuando la necesita
Recogemos, organizamos e inventariamos la documentación financiera de la empresa
Digitalizamos los documentos con criterios de calidad y seguridad
Indexamos la información según los criterios definidos por la empresa, como ejercicio fiscal, proveedor, número de factura, comprobante o cualquier otro dato necesario para su localización
Integramos la documentación digitalizada en los sistemas que utiliza la empresa para facilitar su consulta
Custodiamos la documentación física en instalaciones seguras o eliminamos aquella que ya cumplió su período legal de conservación mediante destrucción confidencial
El departamento financiero dispone de acceso inmediato a la documentación que necesita
El departamento de Finanzas continúa con su actividad mientras gestionamos la documentación. Facturas, comprobantes, contratos y otra documentación financiera permanecen organizados y accesibles para que el equipo pueda consultarlos sin depender del archivo físico.
Los cierres contables, las conciliaciones y los requerimientos se preparan con mayor agilidad, la documentación permanece bajo control y el equipo puede dedicar más tiempo al análisis financiero y menos a buscar documentación.
Cuando la documentación está bajo control, el departamento financiero también lo está
