Departamentos: IT
Así ayudamos al departamento de IT a gestionar el archivo de la empresa
El departamento de IT trabaja para que la información sea accesible, segura e integrada en los sistemas de la empresa. Sin embargo, parte sigue almacenándose en documentos físicos, dificultando la automatización de procesos y la transformación digital.
Ayudamos a organizar, digitalizar, custodiar y gestionar esa documentación para integrarla en el ecosistema digital de la empresa.
La transformación digital no termina mientras una parte de la información siga fuera de los sistemas de la empresa.
El departamento de IT es responsable de que la información sea accesible, segura e integrada. Sin embargo, gran parte de la documentación sigue almacenándose en papel o gestionándose con criterios distintos según cada departamento.
Información repartida entre documentos físicos, carpetas compartidas, correos electrónicos y sistemas distintos.
Criterios de organización diferentes según el área o el equipo.
Procesos digitales que siguen dependiendo de documentación en papel.
Dificultad para integrar toda la información dentro de los sistemas de la empresa.
Equipos que pierden tiempo buscando documentación o trabajando con versiones diferentes de la misma información.
Lo que realmente necesitan es que toda la información forme parte del mismo ecosistema digital
Centralizar el acceso a la información sin importar su origen
Unificar criterios de organización y clasificación en toda la empresa
Integrar la documentación física dentro de los sistemas digitales existentes
Mantener el control sobre quién accede a la información y cuándo.
Reducir la dependencia del papel sin alterar la operativa diaria
Integramos la documentación física en el ecosistema digital de la empresa
Evaluamos las necesidades documentales de la empresa
Organizamos y clasificamos el archivo cuando es necesario
Inventariamos la documentación para mantener su control
Integramos la documentación en los sistemas de la empresa
Indexamos la información según los criterios definidos
Digitalizamos los documentos para integrarlos en sus sistemas
Custodiamos la documentación de forma segura
Destruimos documentos confidencialmente para su posterior reciclaje
La información deja de ser una barrera para la transformación digital
El departamento de IT puede seguir centrado en la evolución tecnológica de la empresa mientras la documentación pasa a formar parte del ecosistema digital. La información permanece organizada, accesible e integrada con los sistemas que utiliza cada área.
Los procesos dejan de depender del papel, se reduce la dispersión de la información y la empresa trabaja con criterios comunes para gestionar y consultar la documentación.
Mientras parte de la información siga fuera de los sistemas, la transformación digital nunca estará completa
