Toda empresa genera documentación que, con el paso del tiempo, deja de ser necesaria. Facturas antiguas, expedientes cerrados, contratos vencidos, documentación administrativa o archivos que ya han cumplido su plazo de conservación siguen ocupando espacio en muchas oficinas y almacenes.
Cuando llega el momento de deshacerse de ellos, muchas organizaciones optan por romper los documentos, quemarlos o depositarlos directamente en la basura. Sin embargo, estas prácticas pueden poner en riesgo información confidencial de clientes, empleados y de la propia empresa.
La destrucción confidencial certificada permite eliminar la documentación de forma segura, garantizando que la información no pueda recuperarse y dejando constancia documental de que el proceso se ha realizado correctamente.
En este artículo explicamos en qué consiste este servicio, cuándo conviene utilizarlo y por qué es una práctica cada vez más importante para las empresas.
¿Qué es una destrucción confidencial certificada?
La destrucción confidencial certificada es un proceso mediante el cual la documentación que ha cumplido su ciclo de vida se destruye de forma segura, controlada y trazable, impidiendo que la información pueda recuperarse posteriormente.
A diferencia de otras formas de eliminación, como romper documentos manualmente, quemarlos o depositarlos en un contenedor, este procedimiento garantiza que la documentación sea destruida siguiendo un proceso controlado y que el cliente reciba un certificado que acredita la correcta destrucción de los documentos.
El objetivo no es únicamente eliminar papel, sino proteger la información contenida en él.
¿Qué documentos pueden destruirse?
No toda la documentación puede eliminarse inmediatamente. Antes de destruir un archivo es necesario comprobar que ha cumplido los plazos legales de conservación o que ya no existe ninguna necesidad administrativa, fiscal, laboral o legal para mantenerlo.
Entre la documentación que habitualmente puede destruirse, una vez cumplidos dichos plazos, se encuentran:
- Facturas y documentación contable antigua.
- Expedientes de clientes cerrados.
- Documentación administrativa.
- Correspondencia empresarial.
- Copias y duplicados de documentos.
- Documentación obsoleta.
- Registros internos que ya no tienen utilidad.
Cada empresa debe disponer de una política de conservación documental que permita identificar qué documentación puede destruirse y cuál debe seguir conservándose.
¿Qué ocurre cuando una empresa ha digitalizado sus documentos?
Cada vez más empresas digitalizan su documentación para facilitar su consulta y reducir el espacio ocupado por el archivo físico.
En muchos casos, una vez completado el proceso de digitalización y siempre que la normativa aplicable lo permita, la documentación física puede destruirse de forma confidencial, evitando seguir almacenando miles de documentos que ya no es necesario consultar en papel.
No obstante, la posibilidad de destruir los originales dependerá del tipo de documento y de las obligaciones legales de conservación que resulten aplicables en cada caso.
Por este motivo, antes de eliminar documentación física conviene revisar la normativa correspondiente o contar con asesoramiento especializado.
¿Cómo funciona un servicio de destrucción confidencial certificada?
Aunque cada proyecto puede presentar particularidades, un proceso profesional suele desarrollarse en varias fases.
1. Retirada de la documentación
La documentación se recoge en las instalaciones del cliente y se traslada hasta las instalaciones donde será destruida.
2. Destrucción segura
Los documentos se destruyen mediante trituración industrial, impidiendo que la información pueda reconstruirse o recuperarse posteriormente.
3. Reciclaje del papel
Una vez destruido, el papel se recicla transformándose en nuevos productos de papel.
De este modo, además de proteger la información, la empresa contribuye a reducir el impacto medioambiental.
4. Emisión del certificado de destrucción
Una vez finalizado el proceso, el cliente recibe un certificado que acredita que la documentación ha sido destruida correctamente.
Este documento constituye una evidencia del servicio realizado y puede formar parte de la política documental de la empresa.
Destruir documentos también forma parte de una buena gestión documental
La gestión documental no termina cuando un documento deja de utilizarse. También es necesario decidir cómo conservarlo durante el tiempo que corresponda y cómo eliminarlo cuando haya cumplido su ciclo de vida.
Una destrucción confidencial certificada protege la información, libera espacio y garantiza que la documentación deje de existir de forma segura y controlada.
En TDA ayudamos a empresas de toda República Dominicana a retirar, destruir y reciclar documentación confidencial mediante procesos seguros y certificados, adaptados a las necesidades de cada organización.