Departamentos: Comercial
Así ayudamos a los departamentos comerciales a gestionar su archivo
El departamento comercial necesita acceder rápidamente a contratos, cotizaciones, propuestas, expedientes de clientes y otra documentación para preparar ofertas, responder a solicitudes y cerrar oportunidades de negocio.
Ayudamos a organizar, digitalizar, custodiar y gestionar esa documentación para que el equipo comercial encuentre la información que necesita en segundos, sin depender del archivo físico ni interrumpir su actividad.
Cerrar una venta es mucho más difícil cuando la información que necesita el equipo no está disponible
El departamento comercial necesita consultar constantemente contratos, propuestas, expedientes y otra documentación generada por distintos departamentos. Sin embargo, esa información suele encontrarse en archivos físicos, depender de otras áreas o requerir búsquedas que ralentizan cada oportunidad comercial.
Documentación comercial almacenada en archivos físicos de difícil consulta.
Contratos, expedientes o propuestas que requieren ser localizados antes de continuar una negociación.
Dependencia de otros departamentos para acceder a documentación necesaria.
Tiempo dedicado a buscar información en lugar de atender clientes o preparar nuevas oportunidades.
Retrasos en propuestas, negociaciones o cierres por no disponer de la documentación cuando se necesita.
Lo que realmente necesitan es acceder a la información sin que el proceso comercial tenga que detenerse
Localizar contratos, expedientes y otra documentación en segundos
Consultar la información sin depender del archivo físico ni de otros departamentos
Acceder a la documentación necesaria para preparar propuestas, renovaciones o negociaciones
Compartir la misma información con el resto de las áreas de la empresa
Mantener la documentación organizada, accesible y preparada para una consulta rápida
Ponemos la documentación al alcance del equipo comercial cuando la necesita
Recogemos, organizamos e inventariamos la documentación física de la empresa
Digitalizamos los documentos con criterios de calidad y seguridad
Indexamos la información según los criterios definidos por la empresa para facilitar su localización
Integramos la documentación digitalizada en el sistema o plataforma que utiliza el equipo comercial
Facilitamos el acceso a contratos, propuestas, expedientes y otra documentación necesaria para la actividad comercial
Custodiamos la documentación física en instalaciones seguras o eliminamos aquella que ya cumplió su período de conservación mediante destrucción confidencial.
La documentación deja de ralentizar la actividad comercial
El equipo continúa desarrollando su trabajo mientras gestionamos la documentación. Contratos, expedientes y otra información necesaria permanecen accesibles desde el sistema de trabajo para que cada oportunidad pueda avanzar sin depender del archivo físico.
Las propuestas se preparan con mayor rapidez, las respuestas a los clientes se agilizan y el equipo dedica más tiempo a vender y menos a buscar documentación.
Ninguna oportunidad de negocio debería detenerse porque falta un documento
