Departamentos: Compras
Así ayudamos a los departamentos de Compras a gestionar su archivo
El departamento de Compras necesita acceder rápidamente a la documentación para gestionar proveedores y dar continuidad a los procesos de compra.
Ayudamos a organizar, digitalizar, custodiar y gestionar esa documentación para que la información esté disponible cuando el equipo la necesita.
Cada orden de compra tiene detrás una documentación que debe poder consultarse en cualquier momento
El departamento de Compras necesita acceder con frecuencia a órdenes de compra, contratos, cotizaciones y documentación de proveedores para para gestionar compras, negociar con proveedores y dar respuesta a las necesidades de la empresa. Sin embargo, gran parte de esa información sigue almacenada en archivos físicos cuya consulta requiere búsquedas manuales.
Órdenes de compra, contratos y expedientes de proveedores archivados físicamente.
Tiempo dedicado a localizar documentación antes de continuar un proceso de compra.
Dependencia del archivo físico para consultar compras o acuerdos anteriores.
Interrupciones del trabajo para buscar documentación necesaria.
Procesos de compra que se ralentizan mientras se localiza la información.
Lo que realmente necesitan es que la documentación acompañe el ritmo de los procesos de compra
Localizar rápidamente órdenes de compra, contratos, cotizaciones y expedientes de proveedores
Consultar la documentación sin depender del archivo físico
Recuperar el historial de compras y acuerdos con proveedores cuando se necesita
Relacionar fácilmente órdenes de compra, contratos, facturas y otra documentación asociada
Mantener la documentación organizada, accesible y preparada para una consulta rápida
Ponemos la documentación al alcance del departamento de Compras cuando la necesita
Analizamos las necesidades documentales del departamento de Compras
Organizamos y clasificamos el archivo cuando es necesario
Inventariamos la documentación para mantener su control
Integramos la documentación en los sistemas de la empresa
Indexamos la información según los criterios definidos
Digitalizamos los documentos para integrarlos en sus sistemas
Custodiamos la documentación en instalaciones seguras
Destruimos documentos confidencialmente para su posterior reciclaje
La documentación deja de ralentizar los procesos de compra
El departamento de Compras continúa con su actividad mientras gestionamos la documentación. Órdenes de compra, contratos, cotizaciones y expedientes de proveedores permanecen accesibles desde el sistema de trabajo para que cada proceso pueda avanzar sin depender del archivo físico.
Las consultas al histórico de compras se realizan con mayor rapidez, la documentación permanece organizada y accesible, y el equipo puede dedicar más tiempo a negociar con proveedores y gestionar compras, y menos a buscar información.
La eficiencia del departamento de Compras también depende de cómo se gestiona la documentación de la empresa
