Departamentos: Operaciones
Así ayudamos a los departamentos de Operaciones a gestionar su archivo
El departamento de Operaciones necesita acceder rápidamente a la documentación para coordinar procesos y mantener la actividad de la empresa sin interrupciones.
Ayudamos a organizar, digitalizar, custodiar y gestionar esa documentación para que la información esté disponible cuando el equipo la necesita.
Cuando la operación depende de un documento, encontrarlo rápidamente deja de ser opcional
El departamento de Operaciones necesita consultar continuamente órdenes de trabajo, planos, registros, manuales y otra documentación para coordinar equipos y dar continuidad a la actividad de la empresa. Sin embargo, gran parte de esa información sigue almacenada en archivos físicos cuya consulta requiere búsquedas manuales.
Órdenes de trabajo, planos y documentación técnica archivados físicamente.
Tiempo dedicado a localizar documentación antes de continuar una tarea o un proceso.
Dependencia del archivo físico para consultar información de proyectos, mantenimientos o trabajos anteriores.
Interrupciones de la operativa para buscar documentación necesaria.
Procesos que se ralentizan mientras se localiza la información.
Lo que realmente necesitan es acceder a la información en el momento en que la operación la requiere
Localizar órdenes de trabajo, registros, manuales y documentación técnica en segundos
Consultar la información sin depender del archivo físico
Acceder al historial de proyectos, procesos o mantenimientos cuando se necesita
Mantener la documentación organizada y accesible para los equipos operativos
Reducir el tiempo dedicado a buscar información para que la operación no se detenga
Hacemos que la documentación esté preparada para el ritmo operativo de la empresa
Evaluamos las necesidades documentales de la empresa
Organizamos y clasificamos el archivo cuando es necesario
Inventariamos la documentación para mantener su control
Integramos la documentación en los sistemas de la empresa
Indexamos la información según los criterios definidos
Digitalizamos los documentos para integrarlos en sus sistemas
Custodiamos la documentación de forma segura
Destruimos documentos confidencialmente para su posterior reciclaje
La documentación deja de interrumpir la operación
El departamento de Operaciones continúa con su actividad mientras gestionamos la documentación. Órdenes de trabajo, registros, manuales y otra documentación operativa permanecen accesibles desde el sistema de trabajo para que los equipos puedan consultarla sin depender del archivo físico.
Los procesos avanzan con mayor continuidad, la información está disponible cuando se necesita y el equipo dedica más tiempo a ejecutar y coordinar la operación que a buscar documentación.
La operación no debería detenerse porque falta un documento
