Departamentos: Recursos Humanos
Así ayudamos a los departamentos de Recursos Humanos a gestionar su archivo
El departamento de Recursos Humanos necesita acceder rápidamente a expedientes de empleados, contratos, documentación laboral, evaluaciones y otros documentos para gestionar el ciclo de vida de cada colaborador, responder a solicitudes y cumplir con las obligaciones legales de la empresa.
Ayudamos a organizar, digitalizar, custodiar y gestionar esa documentación para que el equipo pueda localizar la información que necesita en segundos, sin depender del archivo físico y manteniendo la confidencialidad de los datos personales.
Cada empleado tiene un expediente que debe permanecer completo, accesible y protegido durante todo su ciclo laboral… y años después si es necesario
El departamento de Recursos Humanos gestiona contratos, expedientes de empleados, nóminas, evaluaciones y otra documentación que debe conservarse durante años por obligación legal y permanecer disponible cuando la empresa la necesita.
Expedientes físicos acumulados durante años.
Documentación repartida entre archivadores, oficinas y cajas.
Contratos antiguos mezclados con documentación reciente.
Tiempo dedicado a localizar expedientes y documentación en lugar de gestionar personas.
Documentación confidencial almacenada en archivos físicos que dificultan controlar quién accede a ella.
Lo que realmente necesitan es tener cada expediente disponible, completo y protegido durante todo el ciclo laboral del empleado
Localizar contratos, expedientes y documentación laboral en segundos
Consultar la información sin depender del archivo físico
Acceder rápidamente al historial documental de cualquier empleado cuando se necesita
Mantener la documentación organizada, protegida y preparada para inspecciones, auditorías o consultas internas
Garantizar la confidencialidad de la información y el acceso únicamente al personal autorizado
Preparamos la documentación para que Recursos Humanos pueda consultar el expediente de cualquier empleado cuando lo necesite
Recogemos, organizamos e inventariamos la documentación laboral de la empresa
Digitalizamos los expedientes con criterios de calidad, seguridad y confidencialidad
Indexamos la información según los criterios definidos por la empresa, como nombre del empleado, número de identificación, departamento, tipo de documento o cualquier otro dato necesario para facilitar su localización
Integramos la documentación digitalizada en los sistemas que utiliza la empresa para que el departamento de Recursos Humanos pueda acceder a ella de forma inmediata
Custodiamos la documentación física en instalaciones seguras o eliminamos aquella que ya cumplió su período legal de conservación mediante destrucción confidencial
Recursos Humanos dispone de la información que necesita para gestionar cada etapa de la relación laboral
El departamento de Recursos Humanos continúa con su actividad mientras gestionamos la documentación. Los expedientes de los empleados permanecen organizados, protegidos y accesibles para que el equipo pueda consultarlos sin depender del archivo físico.
Las incorporaciones, consultas, inspecciones y demás gestiones relacionadas con el personal se resuelven con mayor agilidad, la información confidencial permanece protegida y el equipo puede dedicar más tiempo a las personas y menos a buscar documentación.
La gestión de las personas también depende de cómo se gestiona su documentación
