Organización de archivos

Los costes ocultos de un archivo desorganizado Cuando una empresa piensa en los costes de su archivo, normalmente se fija en las cajas, los archivadores o el espacio que ocupa la documentación.Sin embargo, mantener un archivo físico implica muchos otros gastos: personal dedicado a organizarlo, materiales de almacenamiento, iluminación, climatización, limpieza y tiempo invertido en localizar documentos.A estos costes directos se suman otros menos visibles, como retrasos en los procesos, duplicidad de información, pérdida de documentos o dificultades para responder a una auditoría.En este artículo analizamos los principales costes de un archivo desorganizado y cómo una correcta gestión documental puede ayudar a reducirlos.

Una buena gestión documental permite encontrar la información cuando se necesita, reducir riesgos y evitar que el archivo crezca sin control.Pero gestionar correctamente los documentos de una empresa no consiste únicamente en mantenerlos ordenados. También implica definir cómo se clasifican, quién puede acceder a ellos, cuánto tiempo deben conservarse y qué hacer cuando han cumplido su ciclo de vida.

Gestionar correctamente un archivo también implica saber qué documentos conservar, durante cuánto tiempo y qué hacer con ellos cuando dejan de ser necesarios.

La gestión documental es uno de esos aspectos del negocio que pasan desapercibidos hasta que surge un problema: una fiscalización de la DGII, un reclamo laboral o una auditoría interna. En ese momento, tener o no tener los papeles en regla puede marcar la diferencia entre resolver la situación sin mayores consecuencias o enfrentarse a sanciones y pérdidas de tiempo considerables.