Organización de archivos
- Custodia de archivos, Organización de archivos
Cuando hablamos de gestión documental, es habitual utilizar términos como archivar, almacenar y custodiar como si significaran lo mismo. Sin embargo, cada uno hace referencia a una forma diferente de gestionar los documentos de una empresa.
- Custodia de archivos, Destrucción de archivos, Digitalización de archivos, Organización de archivos
A medida que una empresa crece, también lo hace su archivo. Cajas, archivadores y estanterías pueden terminar ocupando espacios que podrían destinarse a puestos de trabajo, salas de reuniones u otras necesidades de la empresa.
- Digitalización de archivos, Organización de archivos
Cuando hablamos de transformación digital en una empresa, solemos pensar en nuevos programas, automatización de procesos, herramientas en la nube o inteligencia artificial.Sin embargo, existe un elemento que muchas veces queda fuera de esa conversación: los documentos.
- Digitalización de archivos, Organización de archivos
Durante años, el papel ha sido el principal soporte para conservar la documentación de las empresas.Y el problema no es conservar documentos en papel. Muchos documentos deben o conviene seguir conservándose físicamente.El riesgo aparece cuando el archivo físico es la única forma que tiene la empresa de acceder a determinada información. Si un documento solo existe en papel, cualquier consulta depende de poder localizar el original, acceder al lugar donde se encuentra y de que este continúe en buenas condiciones.
- Organización de archivos
Cuando una empresa recibe la notificación de una auditoría, una de las primeras preguntas suele ser la misma: ¿Tenemos toda la documentación que nos van a pedir?
- Organización de archivos
Un archivo organizado permite localizar la documentación con rapidez, aprovechar mejor el espacio y mantener el control sobre la información de la empresa.
- Organización de archivos
Los costes ocultos de un archivo desorganizado
Cuando una empresa piensa en los costes de su archivo, normalmente se fija en las cajas, los archivadores o el espacio que ocupa la documentación.
- Organización de archivos
Una buena gestión documental permite encontrar la información cuando se necesita, reducir riesgos y evitar que el archivo crezca sin control.Pero gestionar correctamente los documentos de una empresa no consiste únicamente en mantenerlos ordenados. También implica definir cómo se clasifican, quién puede acceder a ellos, cuánto tiempo deben conservarse y qué hacer cuando han cumplido su ciclo de vida.
- Organización de archivos
Gestionar correctamente un archivo también implica saber qué documentos conservar, durante cuánto tiempo y qué hacer con ellos cuando dejan de ser necesarios.
- Organización de archivos
La gestión documental es uno de esos aspectos del negocio que pasan desapercibidos hasta que surge un problema: una fiscalización de la DGII, un reclamo laboral o una auditoría interna. En ese momento, tener o no tener los papeles en regla puede marcar la diferencia entre resolver la situación sin mayores consecuencias o enfrentarse a sanciones y pérdidas de tiempo considerables.