Cuando hablamos de gestión documental, es habitual utilizar términos como archivar, almacenar y custodiar como si significaran lo mismo. Sin embargo, cada uno hace referencia a una forma diferente de gestionar los documentos de una empresa.
La diferencia no está únicamente en dónde se encuentran los documentos, sino en qué control existe sobre ellos, cómo están organizados y qué ocurre cuando alguien necesita consultarlos.
Entender estas diferencias ayuda a evitar una situación bastante común: tener una gran cantidad de documentación almacenada, pero no disponer realmente de un archivo organizado.
¿Qué significa almacenar documentos?
Almacenar es, simplemente, guardar documentos en un espacio determinado.
Una empresa puede almacenar documentación en cajas, armarios, archivadores, almacenes o habitaciones destinadas al archivo.
El problema es que almacenar no implica necesariamente que exista un sistema para gestionar esos documentos.
Por ejemplo, una empresa puede tener 200 cajas perfectamente colocadas en un almacén, pero si desconoce qué contiene cada una o dónde se encuentra un expediente concreto, tiene documentación almacenada, pero difícilmente podrá localizarla con rapidez.
¿Qué significa archivar documentos?
Archivar va un paso más allá.
Consiste en organizar y clasificar los documentos siguiendo unos criterios definidos para facilitar su conservación y localización.
Esto puede implicar ordenar la documentación por departamentos, tipos documentales, años, clientes, proyectos o expedientes, además de identificar correctamente cajas y carpetas y mantener un inventario.
Un archivo bien organizado debería permitir responder preguntas como:
- ¿Qué documentación conserva la empresa?
- ¿Dónde se encuentra?
- ¿A qué periodo corresponde?
- ¿Cómo puedo localizar un expediente concreto?
Por tanto, archivar no es simplemente guardar documentos, sino hacerlo siguiendo un sistema.
¿Qué significa custodiar documentos?
Custodiar implica conservar y proteger la documentación durante el tiempo que debe mantenerse, garantizando además su control y disponibilidad.
En un servicio profesional de custodia, los documentos se trasladan a instalaciones destinadas a su conservación, donde permanecen identificados, inventariados y almacenados bajo medidas de seguridad.
La empresa continúa teniendo acceso a ellos cuando los necesita, aunque físicamente ya no se encuentren en sus oficinas.
Por eso, la custodia resulta especialmente útil para documentación de archivo medio o muerto: documentos que deben seguir conservándose, pero cuya frecuencia de consulta no justifica que ocupen espacio dentro de la empresa.
Almacenar, archivar y custodiar no son lo mismo
La diferencia puede resumirse de una forma sencilla:
| Almacenar | Archivar | Custodiar | |
|---|---|---|---|
| Objetivo principal | Guardar | Organizar | Conservar y proteger |
| Clasificación | No necesariamente | Sí | Sí |
| Inventario | No necesariamente | Recomendable | Forma parte del control documental |
| Localización | Puede depender de una búsqueda física | Sigue un sistema | Documentación identificada y trazable |
| Acceso | Depende de dónde esté almacenada | Facilita la consulta | Disponible bajo solicitud |
| Seguridad | Depende del espacio | Depende del sistema utilizado | Forma parte del servicio |
Una empresa puede hacer las tres cosas al mismo tiempo. Puede archivar correctamente su documentación, almacenar el archivo vivo dentro de sus instalaciones y trasladar a custodia aquella documentación que debe conservar pero consulta con poca frecuencia.
El problema de limitarse a almacenar
Una habitación llena de cajas no es necesariamente un archivo.
Cuando la documentación se acumula sin clasificación, identificación o inventario, encontrar información empieza a depender de búsquedas manuales o del conocimiento de las personas que llevan años trabajando con el archivo.
Además, a medida que aumenta el volumen documental, también aumenta el espacio necesario para conservarlo.
Por eso, antes de buscar simplemente más espacio para guardar cajas, conviene preguntarse si toda esa documentación necesita permanecer allí y si está siendo gestionada correctamente.
Entonces, ¿cuándo tiene sentido recurrir a la custodia documental?
La custodia puede ser una buena alternativa cuando una empresa tiene documentación que:
- Debe conservar durante varios años.
- Se consulta de forma ocasional o prácticamente nunca.
- Está ocupando espacio necesario para otras actividades.
- Necesita mantenerse organizada y protegida.
- Debe continuar disponible cuando algún departamento la solicite.
Trasladar documentos a custodia no significa perder el acceso a ellos. Significa cambiar el lugar en el que se conservan manteniendo el control sobre la documentación.
En nuestro artículo *Cómo funciona la custodia profesional de archivos* explicamos con más detalle el proceso desde la recogida y el inventario hasta el almacenamiento, consulta y disposición final de los documentos.
No se trata solo de dónde guardar los documentos, la gestión documental empieza cuando dejamos de pensar únicamente en dónde colocar las cajas y empezamos a pensar en cómo debe gestionarse la información que contienen.
Almacenar proporciona un espacio. Archivar proporciona un sistema. Y custodiar permite conservar y proteger la documentación manteniéndola controlada y disponible.
En TDA ayudamos a las empresas a organizar sus archivos y a custodiar aquella documentación que necesitan conservar fuera de sus instalaciones, manteniendo su identificación, trazabilidad, seguridad y acceso bajo demanda.
Porque tener documentos guardados no es lo mismo que tener un archivo bajo control.