Cuando una empresa recibe la notificación de una auditoría, una de las primeras preguntas suele ser la misma: ¿Tenemos toda la documentación que nos van a pedir?
A partir de ahí empiezan las búsquedas. Facturas de hace varios años, contratos, comprobantes, expedientes, autorizaciones, soportes de determinadas operaciones o documentos que nadie recuerda exactamente dónde se archivaron.
Una auditoría requiere preparación, pero no debería obligar a una empresa a detener parte de su actividad para localizar documentos.
En muchos casos, el estrés no lo genera la auditoría. Lo genera un archivo que no permite responder con rapidez.
El problema empieza mucho antes de la auditoría
Los problemas documentales rara vez aparecen de un día para otro.
Durante años se acumulan cajas, cada departamento utiliza sus propios criterios, algunos documentos se trasladan de lugar, otros nunca se incorporan a un inventario y parte de la información termina dependiendo de la memoria de las personas que trabajan con ella.
Mientras nadie necesite recuperar documentación antigua, el sistema puede parecer suficiente.
El problema aparece cuando una auditoría obliga a localizar varios documentos concretos en un periodo de tiempo determinado.
Es entonces cuando el desorden deja de ser invisible.
“¿Dónde está ese documento?”
Una empresa debería poder saber qué documentación conserva y dónde se encuentra.
Sin embargo, cuando el archivo no está correctamente organizado, localizar un documento puede significar:
- Revisar cajas una por una.
- Preguntar a diferentes departamentos.
- Buscar en varios almacenes u oficinas.
- Comprobar carpetas físicas y digitales.
- Depender de la persona que recuerda dónde se archivaba algo hace años.
- Descubrir que existen varias versiones del mismo documento.
Una búsqueda que debería durar unos minutos puede terminar ocupando horas.
Y si durante una auditoría se solicitan decenas de documentos, el problema se multiplica.
Tener el documento no es lo mismo que poder encontrarlo
Una empresa puede conservar toda la documentación que necesita y, aun así, tener dificultades durante una auditoría.
Guardar documentos no garantiza tener control sobre ellos.
Para poder responder con rapidez es necesario que exista un sistema de clasificación, identificación e inventario que permita conocer qué se conserva y dónde localizarlo.
Por ejemplo, si una caja está correctamente identificada y registrada en un inventario, encontrar un expediente concreto es muy diferente a enfrentarse a una habitación llena de cajas sin información suficiente sobre su contenido.
El archivo no debería depender de la memoria de una persona
Esta es una de las situaciones más habituales en los archivos empresariales.
“Pregúntale a María, que ella sabe dónde está.”
Puede funcionar durante años, hasta que esa persona está de vacaciones, cambia de departamento o deja la empresa.
La localización de la documentación debe depender de un sistema, no del conocimiento individual de una persona. Un inventario actualizado y unos criterios comunes de clasificación permiten que cualquier persona autorizada pueda localizar la documentación siguiendo el procedimiento establecido.
Una auditoría también pone a prueba la organización documental
Cuando la documentación está organizada, la preparación cambia considerablemente.
La empresa puede identificar qué documentos le han solicitado, consultar su inventario, conocer su ubicación y recuperarlos de forma ordenada.
Para conseguirlo, no hace falta esperar a que llegue una auditoría. Algunas medidas básicas ayudan a mantener el archivo preparado:
- Clasificar la documentación siguiendo criterios comunes.
- Identificar correctamente cajas, carpetas y expedientes.
- Mantener actualizado el inventario.
- Definir los plazos de conservación.
- Controlar los préstamos y movimientos de documentos.
- Digitalizar documentación que necesita consultarse con frecuencia.
- Mantener protegida y localizada la documentación física que debe conservarse.
El objetivo no es organizar el archivo para una auditoría, sino tener un sistema que funcione correctamente durante todo el año.
La mejor preparación empieza antes de recibir la notificación
Una auditoría siempre requerirá atención por parte de la empresa. Lo que puede evitarse es que esa preparación se convierta en una búsqueda contrarreloj.
Cuando existe control sobre la documentación, la pregunta deja de ser:
“¿Dónde estará ese documento?”
y pasa a ser:
“¿Qué documentación nos han solicitado?”
Esa diferencia dice mucho sobre cómo está gestionado el archivo de una empresa.
En TDA ayudamos a empresas a organizar, inventariar, digitalizar y custodiar su documentación para que puedan localizarla cuando realmente la necesitan, ya sea durante una auditoría, una inspección, una reclamación o simplemente en su actividad diaria.
Porque estar preparado para una auditoría empieza mucho antes de saber cuándo será la próxima.